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10 maneras prácticas para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa

by Equipo Appentia
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mejorar la gestión del tiempo

Mejorar la gestión del tiempo en tu empresa, en este artículo te decimos 10 maneras prácticas para lograrlo.

¿A menudo te sientes estresado con demasiado trabajo o demasiadas responsabilidades? A medida que pasa el tiempo, ¿sientes que tienes más tareas disponibles de las que tienes tiempo para hacer?

El truco es organizar tus tareas y usar tu tiempo de manera efectiva para hacer más cosas cada día. Esto puede ayudarte a reducir los niveles de estrés y mejorar tu productividad tanto en el trabajo como en el hogar.

Las habilidades para mejorar la gestión del tiempo requieren esfuerzo para desarrollarse y se verán diferentes en cada persona. Aquí es clave encontrar lo que funciona mejor para ti y tu apretada agenda.

Para comenzar, aquí hay 10 formas de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo y aumentar la productividad.

1. Delegar tareas

Es común para todos nosotros asumir más tareas de las que somos capaces de completar. Esto a menudo puede provocar estrés y agotamiento.

Delegar no significa que te estás escapando de tus responsabilidades, sino que estás aprendiendo la gestión adecuada de las mismas. Se trata de aprender el arte de delegar el trabajo a tus subordinados según sus habilidades y destrezas. Esto no solo liberará tiempo para ti, sino que ayudará a los miembros de tu equipo a sentirse como una pieza integral del rompecabezas del trabajo.

2. Priorizar el trabajo

Antes del comienzo del día, haz una lista de tareas que requieren tu atención inmediata. Las tareas sin importancia pueden consumir gran parte de tu valioso tiempo, y tendemos a ofrecerles demasiada energía porque son más fáciles o menos estresantes.

Sin embargo, identificar tareas urgentes que deben completarse ese día es fundamental para la productividad. Una vez que sepas dónde poner tu energía, comenzarás a hacer las cosas en un orden que funcione para ti y tu horario.

En resumen, prioriza tus tareas importantes para mantenerte enfocado.

3. Crear un horario te ayudará a mejorar la gestión del tiempo

Lleva contigo una agenda o una libreta y enumera todas las tareas que se te ocurran. Ser capaz de marcar elementos a medida que los completas te dará una sensación de logro y te mantendrá motivado.

Haz una lista simple de «Tareas pendientes» antes del comienzo del día, ordénalas y concéntrate en lo esencial. Asegúrate de que estas tareas también sean alcanzables. Si hay una gran tarea que debes completar, haz que sea lo único en tu lista. Puedes empujar las demás al día siguiente.

Para mejorar la gestión del tiempo, puedes pensar en hacer 3 listas: trabajo, hogar y personal.

Para la lista de trabajo, puedes utilizar el sistema de Appentia, que te ayudará no sólo a administrar tu tiempo en el área laboral, si no a crear un calendario para optimizar el tiempo de tus clientes.

4. Establecer plazos

Cuando tengas una tarea a mano, establece una fecha límite realista y cúmplela. Una vez que establezcas una fecha límite, puede ser útil escribirla en una nota adhesiva y ponerla cerca de tu espacio de trabajo. Esto te dará una señal visual para mantenerte en la tarea.

Intenta establecer una fecha límite unos días antes de la fecha de vencimiento de la tarea para que pueda completar todas las tareas que puedan interponerse. Ponte a prueba y cumple con la fecha límite; recompénsate por enfrentar un desafío difícil.

5. Superar la dilación

La dilación es una de las cosas que tiene un efecto negativo en la productividad. Puede provocar el desperdicio de tiempo y energía esenciales. Podría ser un problema importante tanto en tu carrera como en tu vida personal.

Evitar la dilación puede ser difícil para muchos. Tendemos a postergar cuando nos sentimos aburridos o abrumados. Intenta programar actividades más pequeñas y divertidas durante el día para dividir las tareas más difíciles. Esto puede ayudarte a mantener el camino.

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6. Manejar el estrés sabiamente

El estrés a menudo ocurre cuando aceptamos más trabajo del que somos capaces de lograr. El resultado es que nuestro cuerpo comienza a sentirse cansado, lo que puede afectar nuestra productividad.

El estrés se presenta en varias formas para diferentes personas, pero algunas formas productivas de lidiar con él pueden incluir:

-Salir
-Hacer ejercicio
-Practicar meditación
-Llamar a un amigo
-Hacer tu pasatiempo favorito
-Escuchar música o un podcast

La clave es encontrar lo que funciona para tí cuando se trata de reducir tu respuesta al estrés. Si no tienes tiempo para nada más, prueba un par de técnicas de respiración. Esto se puede hacer en minutos y se ha demostrado que reduce las hormonas inductoras de estrés.

7. Evitar la multitarea

La mayoría de nosotros sentimos que la multitarea es una forma eficiente de hacer las cosas, pero la verdad es que lo hacemos mejor cuando nos enfocamos y nos concentramos en una sola. La multitarea obstaculiza la productividad y debe evitarse para mejorar las habilidades de gestión del tiempo.

¡Utiliza las listas de tareas y los plazos para mantenerte enfocado! De esta manera, puedes mejorar en lo que estás haciendo. Espera hasta terminar una tarea antes de comenzar otra. Te sorprenderá cuánto más puedes hacer.

8. Comenzar temprano

La mayoría de las personas exitosas tienen una cosa en común: comienzan su día temprano, ya que les da tiempo para sentarse, pensar y planificar su día.

Cuando te levantas temprano, eres más tranquilo, creativo y lúcido. A medida que avanza el día, tus niveles de energía comienzan a disminuir, lo que afecta tu productividad, motivación y concentración.

Si no eres una persona mañanera, puedes intentar despertarte treinta minutos antes de tu hora normal. Te sorprenderá lo mucho que puedes hacer en ese lapso de tiempo. Si no quieres usarlo para trabajar, úsalo para hacer un poco de ejercicio o toma un desayuno saludable. Este tipo de rutina también contribuirá a tu productividad durante el día.

¿Cómo dejar de sentirte abrumado?

  1. Toma descansos regulares

Cada vez que te sientas cansado y estresado, toma un descanso de 10 a 15 minutos. Demasiado estrés puede afectar tu cuerpo y productividad.

Y aún mejor, programa tus tiempos de descanso. Esto ayuda a relajarte y volver a trabajar con energía nuevamente más tarde. Si sabes que se avecina un descanso, es probable que puedas superar el aburrimiento o la falta de motivación para llevar a cabo la tarea en cuestión.

Sal a caminar, escucha música o haz algunos estiramientos rápidos. La mejor idea es tomarse un descanso del trabajo por completo y pasar tiempo con tus amigos y familiares.

  1. Aprende a decir no

Cortésmente niégate a aceptar tareas adicionales si crees que ya estás sobrecargado de trabajo. Echa un vistazo a tu lista de tareas antes de aceptar realizar un trabajo extra.

A muchas personas les preocupa que decir que no los hará parecer egoístas, pero la verdad es que decir que no es una de las mejores maneras de cuidarte a tí mismo y a tu tiempo. Cuando te ocupas de esto, encontrarás que tienes más energía para dedicar a las cosas importantes, que las personas a tu alrededor apreciarán en última instancia.

Pensamientos finales

La buena gestión del tiempo requiere una práctica diaria de priorizar las tareas y organizarlas de manera que puedas ahorrar tiempo y lograr más. Usa las estrategias anteriores durante algunas semanas y ve si te ayudan. Te sorprenderá cuánto tiempo más pareces tener.

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